Modúlo Contratos

Nesse material está descrito o processo de Cadastro, Consulta, Faturamento e Reajuste dos contratos.

1º Cadastro de Contrato

Para realizar o cadastro de um novo contrato, vamos acessar esse caminho Vendas --> Contratos.

Na próxima tela, na aba de Cadastro de Contrato vamos preencher os seguintes dados do novo contrato:
Cliente - Selecionar o cliente.
Data de Inicio e Fim da Vigência - Informar a data de início e fim do contrato, baseado nesse intervalo de tempo juntamente com a recorrência, será definida a quantidade de parcelas para a cobrança. Colocando a data inicial e clicando no botão ao lado + 1 ano, o sistema vai preencher a data final com 12 meses baseado na data inicial informada.

Descrição - Informar o nome do contrato para identificação.

Vendedor - Selecione o vendedor, esse campo já vem preenchido um vendedor como padrão, caso necessário selecione o correto.

Operação - Selecionar a operação conforme a finalidade do contrato.

Na Subaba de Itens vamos preencher os seguintes campos:

Serviço - Selecione o serviço que será prestado, informe a quantidade e valor unitário, clique em Salvar item para adicionar o serviço no contrato, pode ser adicionado mais que um serviço caso necessário

Primeiro Vencimento - Informar a data do vencimento da primeira parcela do contrato.

Recorrência - Selecione a recorrência, isso determina a quantidade de parcelas que serão geradas, com base nos dados de vigência do contrato. Ex: Vigência de 1 ano com recorrência mensal será gerado 12 parcelas 

Numero do dia de vencimento - Informar o dia do vencimento das parcelas, exceto a primeira que foi definida no campo Primeiro Vencimento.

Forma de Pagamento - selecione a forma de pagamento, forma que o cliente vai realizar o pagamento.

Banco Portador - Selecione o Banco Portador, quando realizado o pagamento pelo cliente, será a conta de será dado entrada no saldo.

Observação fiscal - Informar a observação fiscal, esse campo é opcional, caso informado, esse texto será impresso na nota.

Observação não fiscal - Informar a observação não fiscal, esse campo e significado para observações internas/contratuais, não será impresso na nota fiscal.

Abaixo um exemplo da tela com os dados preenchidos:

Na Subaba de Parcelas vamos verificar as seguintes situações:

Realize a conferência das parcelas geradas, datas e valores.

Clicando sobre a Data de Vencimento, podemos alterar os dados, deixando conforme necessário.

Na seção de Pagamento, podemos alterar as informações e o sistema vai recalcular as parcelas conforme as condições informadas.

No final da linha de cada parcela, temos dois botões que fazem as seguintes funções:

Anexo - Permite salvar arquivos.

Itens - Permite mudar o serviço prestado nessa parcela/cobrança e o valor, dessa forma podemos definir serviços e valores diferentes em casa uma das parcelas/cobranças.

Abaixo um exemplo da tela com os dados preenchidos:

Abaixo imagem exemplo da tela da opção Anexo, clicando em Adicionar Anexo  podemos anexar arquivos salvos no computador local.

Abaixo imagem exemplo da opção de Itens, temos a opção de alterar o valor dos serviços, informando os novos valores e clicando em Editar Item, e também retirando o serviço atual no ( - ), depois selecionando o novo serviço colocando os valores e clicando em Editar item.

Na Subaba de + Informações adicionais vamos preencher os seguintes campos:

E-mail do cliente - Informar o e-mail do cliente, será enviado a nota fiscal para esse e-mail, também é enviado a nota fiscal para o e-mail informado no cadastro do cliente, pode ser adicionado mais de um e- mail, portanto é necessário usar o ";" para separá-los. 

Tipo de Faturamento - Selecionar o tipo de faturamento, por NFSe a cobrança é realizada através de uma Nota Fiscal, Cobrança Pré-paga a cobrança é feita diretamente pelo financeiro.

 Índice de reajuste - Selecione o Índice de reajuste, é usado para reajustar os contratos posteriormente.

Mostrar período de competência na observação fiscal - Ativar a opção, esse campo é opcional, quando ativado ele mostra o período de competência nas Observações Fiscais, se ativado é necessário selecionar qual período vai ser exibido.

Cobras ISSQN - Selecionar o marcador deixando marcado aonde o imposto vai incidir, caso para Cidade da prestação do serviço é necessário selecionar a cidade.

Cidade de execução do comando - Selecione a cidade de execução do Contrato.

Adicionar anexo  Opcional, clicando nele podemos anexar arquivos salvos no computador local.

Após realizados todos esses passos do tópico 1º, podemos finalizar o cadastro em Cadastrar Contrato.

Abaixo um exemplo da tela com os dados preenchidos:

Após clicar em Cadastrar Contrato, sistema irá salvar o contrato e será apresenta uma tela com as opções de Cadastrar novo  e Consultar, será retornado para a tela de cadastro ou para consulta.

2º Consulta de Contratos

Para consultarmos os contratos do sistema, vamos acessar vamos acessar esse caminho Vendas --> Contratos.

Selecionando a aba Consulta de Contratos, vamos ter acesso a todos os contratos cadastrados no sistema, para localizar os contratos desejados, pode ser usados os filtros disponíveis na tela, Situação de Contrato, Data de Inicio e Fim de Vigência, Cliente. Clicando em Mais opções de busca será apresentado os filtros de Vendedor, Banco Portador, Operação e Forma de Pagamento.

Após inserido qualquer informação nos filtros, clicar em Pesquisar para atualizar a lista de contratos. Nessa tela também temos um totalizador de R$ por mês.

Abaixo um exemplo da tela com os contratos e os filtros disponíveis para uso:

Depois de localizar o contrato, podemos realizar as seguintes ações: Detalhes, Editar, Cancelar, Faturamento.

 Abaixo imagem exemplo das opções;

Em Detalhes é possível ver todas as informações cadastrais do contrato de forma resumida.

Abaixo imagem exemplo da tela de detalhes:

Em Editar permite alterar informações do contrato, sistema vai direcionar para a tela de cadastro do contrato visto no tópico 1º Cadastro de Contrato.

Abaixo imagem exemplo da opção de Editar e tela de alteração do Contrato.

Opção de Cancelar, realiza o cancelamento contrato do sistema, quando clicar nessa opção terá uma mensagem para confirmar o cancelamento.

Opção de Faturamento, direciona para a tela de faturamento das Parcelas, aonde é realizado a emissão do Pedido/Nota Fiscal e gerado financeiro.

3º Faturamento

Para realizarmos o faturamento dos contratos vamos acessar esse caminho Vendas --> Contratos.

Selecionando a aba de Faturamento de Parcelas, será apresentado uma relação de parcelas referente os contratos cuja a data de vencimento faz referência ao mês em questão.

Temos os filtros para localizarmos as parcelas dos clientes conforme necessário, buscando pelo Vencimento, Situação das Parcelas , e clicando em Mais opções de busca, temos como buscar pelo Cliente, Contrato e Operação.

Abaixo imagem de parcelas em aberto, pendente de faturamento: 

Após localizado as parcelas, e validar os valores, vamos marcar elas e clicar em Faturar, o sistema vai realizar o faturamento, emitir a Nota Fiscal de Serviço e gerar o financeiro no Contas a Receber para os clientes.

Caso tenha valor adicional na parcela, será necessário seguir os passos do Tópico 2º Consulta de Contratos, depois de localiza o contrato, ir na opção de Editar, em seguida ir na  Subaba de Parcelas, localizar a parcela que vai ter o valor adicionar e clicar em Itens.

Na tela apresentada, vamos clicar primeiramente em + Adicionar item extra, será apresentado mais um opção Itens Extras, onde vamos selecionar o serviço adicional, informar a quantidade e valor, por fim vamos clicar em Adicionar Item Extra. 

Após isso fechar a tela e seguir o passos desse Tópico 3º Faturamento para realizar o faturamento com o novo valor da parcela.

4º Reajuste de Contratos

Para reajustar os Contrato, vamos acessar esse caminho Vendas --> Contratos.

Em seguida clicar na Subaba de Reajuste de Contratos e selecionar a forma Manual.

Na tela, será apresentado os contratos que estão cadastrados no sistema, podemos usar os filtros Início e Fim da Vigência, Cliente, Índice de Reajuste, clicando em Mais opções de busca temos filtro de Vendedor, Banco Portador, Operação, Forma de Pagamento. Depois de localizados, podemos ajustar manualmente o Novo fim da vigência e Novo Valor da parcela ou marcando todos os contratos e ajustando por porcentagem Valor de Reajuste, Reajustar fim da Vigência, e como opção de ajustar somente as Parcelas Futuras ou em Aberto, por fim clicar em Reajustar Contratos.

Após realizar o reajuste dos contrato, os valores serão atualizados e usados para os faturamentos seguintes.