Como Controlar meu Financeiro com o FlyERP

Da teoria à prática

   A grande maioria dos pequenos empresários tem muitas dúvidas de como fazer o controle financeiro em sua empresa de forma a realmente tirar indicadores de seu negócio no final e cada mês/ano. Este artigo tem como propósito ensinar as melhores práticas de forma a obter alguns indicadores através de um controle financeiro eficiente e uma estrutura financeira perfeita.

   Dentro da gestão empresarial, existem diversos indicadores, sejam eles financeiros ou econômicos. Iremos trabalhar basicamente com esses x indicadores: Receita com vendas, Custos, Despesas Fixas Recorrentes e Não Recorrentes, Resultado/Lucro Operacional, Margem de contribuição, Investimentos, Entradas e Saídas não operacionais, Resultado/Lucro Líquido.

   Controle financeiro não é apenas registrar entrada e saída de dinheiro e por isso é muito importante entendermos o conceito de cada indicador.

     1. Receita com Vendas: É toda receita que entra decorrente de vendas de produtos e/ou serviços.

     2. Custos Variáveis: Basicamente o custo variável é um gasto que você tem para ter receita. Seu custo variável está atrelado diretamente a sua receita.

   Imagine um mês horrível em que você não vendeu absolutamente NADA… nem um real. Nesse mês seu custo variável será zero pois você não teve custo com absolutamente nada.

   Não teve o custo da venda da mercadoria. Não teve custo com imposto pois sua venda foi de R$ 0,00. Não teve que pagar comissão para o vendedor (caso sua empresa trabalhe com comissões).

O que caracteriza um custo é que ele ocorre de forma proporcional a receita

Alguns exemplos de custos variáveis são: 

• Impostos
• Compras de mercadoria ou matéria prima
  
• Tarifas de cartão de crédito/débito cobrado pela operadora
  
• Tarifas de boleto bancário
  
• Comissões
  
• Custos com embalagens
  
• Frete de terceiros
  

     3. Despesas Fixas Recorrentes e Não Recorrentes: Despesa Fixa é o gasto que você tem independente de ter receita ou não.

Atenção: Apesar do nome a despesa fixa pode sim variar de valor e acontecer em um mês e não em outro. Por exemplo: A conta do telefone pode ter seu valor diferente em cada mês.

Podemos dividir as despesas fixas em duas categorias

     3.1 Despesas Fixas Recorrentes: São as despesas que acontecem todo mês, faça chuva ou faça sol elas estarão ali. Exemplos:

• Salário de colaboradores
• Honorários contabilidade
  
• Conta de água e energia
  
• Conta de telefone e internet
  
• Aluguel/Condomínio
  
• Taxas para manutenção de conta bancário e/ou cartão de crédito
  
• Mensalidades em geral de assinaturas
  

3.2 Despesas Fixas Não Recorrentes: São despesas que acontecem em períodos sazonais, ora você tem, ora você não tem. Exemplos:

• Material para escritório
• Manutenção de veículos
  
• Serviços técnicos de terceiros
  
• Seguros
  

   A classificação de uma despesa fixa não recorrente para uma despesa fixa recorrente vai muito de cada empresa, o importante aqui é você entender o conceito para definir em que faixa a despesa melhor se encaixa. Por exemplo: Se eu pago meu IPTU em 10 ou 12 vezes posso classificar ele como uma despesa fixa recorrente. Caso eu opte por pagar em uma única vez, posso classificar como despesa fixa não recorrente.

     4. Investimentos: A lógica do gasto que é considerado Investimento é DIFERENTE da do Custo Variável e da Despesa fixa.

   O que caracteriza um Investimento é ele ser um gasto que você tem, para conseguir uma receita no futuro.

Ele é um tipo de gasto cujo maior objetivo é ter um retorno, ou colocando de outra forma, ele busca aumentar a nossa capacidade de ganhar dinheiro (capacidade produtiva).

No entanto esse retorno volta, às vezes, ao longo do tempo.

   Exemplos de investimentos:

• Consultorias
• Investimento em propaganda/marketing
  
• Compras de máquinas e equipamentos a fim de aumentar a capacidade produtiva da empresa
  
• Compra de bem imobilizado
  

     5. Lucro/Resultado Operacional: Chegamos ao nosso primeiro indicador de resultado. Lucro/Resultado Operacional é o lucro que vem exclusivamente da atividade-fim de um negócio, ou seja, de suas operações.

   Sua composição é: Lucro|Resultado Operacional = Receitas com vendas – Custos Variáveis – Despesas Fixas – Investimentos

     6. Entradas e Saídas não operacionais

   Agora quero que preste muita atenção nesse item. Aqui muitas empresas erram no controle financeiro de seu negócio.

     6.1 Entradas não operacionais: São todas receitas que não fazem parte de vendas de produtos/serviços que sua empresa comercializa.

   Imagine que você seja proprietário de uma pizzaria. Em um determinado mês você decidiu renovar seu ambiente, dessa forma vendeu algumas mesas que não lhe serviam mais. Essa venda gerou uma receita, porém essa receita não é oriunda das pizzas que você vende. É uma receita que não faz parte de sua operação, já que você vende pizzas e não mesas.

   Caso essa receita seja lançada na categoria Receita com Vendas você terá uma falsa sensação de Lucro/Resultado Operacional, ou seja, seu lucro estará maquiado por uma entrada não operacional.

   Exemplos de entrada não operacionais:

• Venda de imobilizados
• Empréstimos obtidos
  
• Juros recebidos
  

     6.2 Saídas não operacionais: Seguem a mesma lógica das entradas não operacionais. São aquelas que não estão associadas ao funcionamento ou atividade principal da empresa. Ela não se encaixa em custos variáveis e nem em despesas fixas. Também não se enquadra como investimento.

   Voltando ao nosso exemplo da pizzaria. Imagine que para comprar as novas mesas você tenha financiado um valor X. Esse valor entrara em seu financeiro como uma entrada não operacional. O pagamento das parcelas desse empréstimo será categorizado como saídas não operacionais.

   Exemplos de saídas não operacionais:

• Pagamento de financiamentos
• Distribuição de lucros
  
• Pagamento de juros
  

     7. Lucro/Resultado Líquido: O nosso segundo indicador de resultado também é o último em nossa estrutura financeira. Lucro/Resultado Líquido é composto por todas as entradas – todas as saídas

   Lucro/Resultado Líquido = Receitas com vendas – Custos Variáveis – Despesas Fixas – Investimentos – Saídas não operacionais + Entradas não operacionais

   No exemplo a seguir podemos visualizar como ficará nossa estrutura financeira com lançamentos financeiros do mês de janeiro (valores fictícios para fins de demonstração)

Mãos na Massa

   Acesse o menu Financeiro clicando no ícone de “dinheiro”. Você será redirecionado para a página de movimentação financeira

Vamos explicar cada aba desse módulo

Movimentação Financeira: Será seu “Extrato Bancário”. Toda movimentação financeira de sua empresa estará nela (pagamentos e recebimentos). É alimentada de 3 formas: Quando é baixado um contas a receber, quando é baixado um contas a pagar e quando é feita uma movimentação financeira avulsa.

Contas a Receber: Constarão as contas a receber geradas pelas suas vendas ou incluída de forma manual. Na página é possível consultar e baixar títulos, sejam eles em aberto (quando não houve o pagamento do cliente) e pagos. Também visualizar inadimplências etc.

Contas a Pagar: Constarão seus compromissos financeiros sejam eles gerados pelas suas compras ou incluídos de forma manual. Contas a pagar de compra de mercadoria, Impostos, salários de colaboradores, conta de energia, água, telefone, aluguel, contabilidade, sistema de gestão, etc. 

Fluxo de Caixa e DRE: São os relatórios financeiros onde constarão os indicadores de sua empresa. São alimentados pelas movimentações financeiras, contas a receber e contas a pagar. Falaremos deles mais para a frente.

Lançamento das Despesas Fixas Recorrentes

Na aba do contas a pagar iremos lançar todas nossas despesas fixas recorrentes até o final do ano. Por que até final do ano? Pois assim evitamos ter que lançar todo o mês as mesmas despesas.

E se o valor mudar? Não tem problema, podemos editar o registro e alterar o valor no momento da baixa.

No exemplo a seguir iremos fazer o lançamento do contas a pagar de todos os aluguéis até o final do ano. Podemos fazer o mesmo processo com todas as despesas fixas recorrentes (Impostos, salários de colaboradores, conta de energia, água, telefone, aluguel, contabilidade, sistema de gestão, etc).

1 – Identificador do contas a pagar

2 – Caso seu fornecedor não esteja cadastrado no sistema, marque a opção “Fornecedor sem cadastro”

3 – Insira o nome do seu fornecedor ou alguma descrição para que possamos identificar nos relatórios/consultas

4 – Plano de contas. Planos de contas servem para agrupar lançamentos em relatórios e consultas e pertencem a uma categoria (Despesas Fixas, Custos, Investimentos etc.). Em nosso exemplo iremos vincular o plano de contas referente ao aluguel. 

5 – Valor total da parcela (valor do aluguel)

6 – Quantidade parcelas. Como a data de emissão é dia 01/02 iremos gerar 11 parcelas, assim criaremos o contas a pagar até o mês de dezembro.

7 – Dia do primeiro vencimento. Dia em que a primeira parcela irá vencer

8 – Cobrança fixa mensal. Marque em casos de cobrança recorrente. Nessa situação a data de emissão da parcela será incrementada em 1 mês

9 – Contas a pagar que serão criados. Caso tenha a necessidade, poderá alterar a data de emissão, valor e data de vencimento.

10 – Banco Portador que o sistema utilizará na baixa do título. Poderá ser alterado no momento da baixa

11 – Tipo do título. Podemos utilizar contas a pagar

Após todos os campos preenchidos clicaremos em salvar. Todas as parcelas serão criadas com suas respectivas datas de vencimento.

Faça o mesmo processo para todas as despesas fixas mensais recorrentes a fim de deixar todas programadas no sistema.

Como fazer uma baixa (pagamento) de um contas a pagar

Acesse o conta a pagar e localize o título que deseja efetuar a baixa, clique na opção baixar

A tela de baixa será aberta e selecionaremos algumas opções. Os campos obrigatórios estão marcados com asterisco (*)

1 – Escolha a forma de pagamento que o título foi pago (dinheiro, cartão, cheque, etc.)

2 – Por padrão o valor capital será o valor do título. Caso queira baixar o título parcialmente, altere o valor capital. Dessa forma após a baixa o título ficará com o status de “Parcialmente pago”. Nesse caso, futuramente poderá ser feito uma nova baixa.

3 – Plano de Contas da baixa. Por padrão será o plano de contas cadastrado na criação do título

4 – Selecione a data em que o título foi pago

5 – Selecione a conta em que o valor foi debitado. Por exemplo, caso o título tenha sido pago com dinheiro do caixa da empresa, o portador será “Caixa Empresa”. Caso tenha sido pago pelo banco, então deverá ser selecionado o banco em questão.

6 – Caso a baixa tenha desconto, multa ou juros então clique nessa opção para preencher os respectivos valores

7 – Poderá ser inserida uma observação para a baixa para melhor identificar nos relatórios. Não obrigatório

Assim que os campos obrigatórios estiverem sido preenchidos, clicaremos em “Efetuar Baixa”.

E agora, o que aconteceu?

Quando uma baixa é efetuada, seja do contas a pagar ou do contas a receber, é criada uma movimentação financeira. Em nosso exemplo, como a baixa foi oriunda de um contas a pagar, foi gerada uma movimentação financeira do tipo débito. 

Na imagem podemos observar o lançamento em 07/02/2022 de R$ 1.200,00 que saiu do Banco/Portador “CAIXA EMPRESA” e está associado ao plano de contas “19 – Aluguel, Condomínio, IPTU”

Movimentações financeiras avulsas (não vinculadas a contas a pagar e a contas a receber)

Imagine a seguinte situação: Você estava imprimindo algumas folhas e a tinta de sua impressora chega ao fim. Dessa forma você se dirige até a loja de equipamentos mais próxima e compra um novo cartucho. O pagamento é efetuado no momento da compra, no dinheiro. 

Como o pagamento foi efetuado não existe a necessidade da criação de um contas a pagar, afinal, não existe um compromisso financeiro com seu fornecedor.

É aqui que entra a movimentação financeira avulsa, um pagamento que não está vinculado a um contas a pagar.

Na aba movimentação financeira, clique em “Adicionar novo movimento”

Campos com asterisco (*) são campos de preenchimento obrigatório

1 - Selecione a conta em que o valor foi debitado. Por exemplo, caso tenha sido pago com dinheiro do caixa da empresa, o portador será “Caixa Empresa”. Caso tenha sido pago pelo banco (PIX, débito), então deverá ser selecionado o banco em questão.

2 – Plano de Contas é a categoria que essa despesa se enquadra. Em nosso exemplo “20 – Material para expediente e/ou uso e consumo”

3 – Data do pagamento

4 – Valor do pagamento

5 – Forma de pagamento (dinheiro, PIX, cartão, etc)

6 – Observação do lançamento para melhor identificar em consultas e relatórios

Após os campos preenchidos clicaremos em “Salvar”. Em seguida clicaremos no "X" que esta localizado no canto superior direito, para fechar a modal.

Repare que possuímos nossos 2 lançamentos na consulta da movimentação financeira. Logo abaixo podemos observar os totais.

Fluxo de caixa estruturado por plano de contas

Nessa página podemos ter uma visão macro de nosso financeiro.

Os lançamentos feitos anteriormente também constarão em nosso Fluxo de Caixa no mês de fevereiro

Diferente da consulta de movimentação financeira, o Fluxo de Caixa mostrará os lançamentos agrupados por plano de contas e mês.